Veröffentlicht in Nimm dein Leben in die Hand, zeitmanagement

Do your To-Do’s

Wir alle kennen dieses eine Gefühl! Das Gefühl nicht mehr Herr seiner eigenen Zeit zu sein. Eine 40 Stundenwoche auf Arbeit, das Wochenende voller Geburtstage, Zuhause die Kinder und eine riesig lange Liste von Dingen, die erledigt werden müssen. Wir verlieren den Überblick und das eigene Leben zieht im selben Trott immer weiter und weiter. Wo ist nur die Zeit geblieben? Wie schaffe ich es, nicht mehr so überfordert zu sein?

Warum sind wir überfordert? Ich glaube, die Antwort ist ganz simpel: Wir haben zu viel zu tun und wissen nicht, wo uns der Kopf steht. Wo fange ich an und wo nehme ich die Zeit her?

In diesem Blogpost möchte ich mit euch ein paar meiner Tipps teilen, wie ihr eure To-Do’s, Ziele und Co. in den Griff bekommt.

Wenn du dir das erste Mal einen richtigen Überblick verschaffen möchtest, solltest du etwas Zeit einplanen. Es lohnt sich! Schrecke nicht zurück, wenn du dich anfangs überfordert fühlst und meinst, das alles macht noch viel mehr Arbeit. Wenn die richtige Routine drin ist und eine Grundordnung eingekehrt ist, klappt alles viel schneller. Mit der Zeit wirst du sehen, welche Tipps für dich am besten funktionieren. Probiere also so viel wie möglich aus, um das richtige System für dich zu finden.

Fangen wir an…

Um dir erst einmal einen großen Überblick zu verschaffen schreibe alles auf. Jede noch so kleine Sache. Alle To-Dos, Ziele und Co.

Sortiere nun alles in Kategorien ein (wie Arbeit, Haushalt, Familie, Persönlichkeitsentwicklung…). Du kannst für jede Kategorie ein anderes Blatt nehmen oder es in Tabellenform machen oder erstmal nur farbig kennzeichnen.

Ich schreibe gern hinter meinen To-Do’s und Projekten wieviel Zeit ich dafür brauche und bis wann sie fertig sein müssen und schreibe die Kleinigkeiten oben auf meine Liste und die Dinge, die länger dauern, darunter.

Nun kommen die Prioritäten.
Du kannst deine Prioritäten ganz klassisch mit Zahlen kennzeichnen ( 1-3 oder 1-5). Nimm nicht mehr als 5 Zahlen, sonst verzettelst du dich.
Das Bild zeigt, wie ich das Eisenhower-Prinzip benutze, um die Prioritäten festzulegen.

chart to dos

  1. Alle Dinge, die sehr wichtig sind, welche ich sofort oder unbedingt heute erledigt haben muss.
  2. Wichtig. Kann jedoch im Laufe des Tages erledigt werden oder sollte diese Woche abgearbeitet werden.
  3. Bei diesen Dingen ist es nicht notwendig, dass ich sie tue. Hier kann ich um Hilfe bitten oder sie delegieren. Außerdem kommen hier Aufgaben hin, die nicht ganz so wichtig sind, jedoch erledigt werden sollten (ob von mir oder jemand anderen).
  4. Unwichtig. Um sich nicht zu überfordern ist es wichtig, dass man einsieht, dass nicht alles gemacht werden muss. Es gibt auch Dinge, die kann man einfach weghauen – Ab in den Müll! Manches, wie auch bei Nr.3 kann auf die Schleppliste übertragen werden. Hier sollte man jedoch vorsichtig sein und seine Schleppliste sich nicht in einen Roman entwickeln lassen.

Damit du es auch wirklich schaffst, alles, was du dir vornimmst, zu erledigen, ist es wichtig, dass du dir deine To-Do’s in den Kalender einträgst. Kleinigkeiten, wie Andy anrufen, schreibe ich auf einen Klebezettel und klebe ihn auf die Seite. Anrufe machen bekommt seine eigene Zeit. Hier weiß ich, dass ich nun Andy anrufen sollte.

Um das ganze mal etwas zu veranschaulichen, habe ich in diesem Bild eine Beispielwoche vorbereitet.kalenderbeispiel

Wenn du während des Tages (zwischen den großen Aufgaben und Terminen) etwas Zeit hast, dann suche dir eine kleine Sache raus und erledige sie. Deswegen schreibe ich mir die Zeiten neben meine To-Do’s bzw. sortiere sie nach Zeit, damit ich sofort sehe, was ich in meiner zu Verfügung stehenden Zeit schaffe.

Monotasking

Wir alle haben schon mal vom „Multitasking“ gehört, doch was ist nun „Monotasking“?

Monotasking ist das ganze Gegenteil! Wenn wir etwas tun, dann sollten wir uns ganz und gar auf EINE Sache konzentrieren. So sind wir produktiver und weniger gestresst. Das stimmt wirklich. Macht doch auch Sinn oder?

Wenn wir zwei Dinge gleichzeitig tun, dann können wir bei beiden nicht 100% geben. Einem geben wir vielleicht 70% und dem anderen 30%. Unsere Konzentration und Aufmerksamkeit ist gespalten und sinkt schneller. So kann es passieren, dass wir etwas nochmal machen müssen oder Fehler machen, weil wir nicht ganz bei der Sache waren. Und wer will das schon?

Die Schleppliste

Was ist denn nun eine Schleppliste?

Wie das Wort schon sagt, es sind die Aufgaben, die man mit sich herumschleppt. Die Aufgaben, die immer wieder von einer auf die nächste To-Do-Liste übertragen werden. Dinge, die schon irgendwann mal gemacht werden sollten und die man auch nicht abgeben oder wegschmeißen kann. Das können Sachen sein, wie das E-Mail-Postfach aufräumen, den Kleiderschrank ausmisten, den Papierkram/ Fotos sortieren…

Und wie arbeite ich jetzt so eine Liste ab?

Mein Tipp: Nimm dir einmal im Monat einen Tag (oder ein paar Stunden), der ganz dieser Liste gewidmet ist und arbeite so viel wie möglich ab. So hältst du die Liste relativ klein und wirst nicht gleich umgehauen, wenn du die Dinge irgendwann mal angehen willst.

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Geh es an. Nimm dein Leben in die Hand. Schmeiße alles raus, was nicht rein gehört. Plane. Sortiere. Fange an.

Was tust du, um nicht überfordert zu sein und alle deine To-Do’s im Griff zu haben?

Wie immer freue ich mich riesig über Feedback. Schreib mir eine E-Mail oder hinterlasse ein Kommentar. Folg mir, wenn du meine Artikel magst. So bleibst du immer auf dem Laufenden.

8 Kommentare zu „Do your To-Do’s

  1. Ein sehr schöner Beitrag! Ich liebe ja alles, was mit organisieren, planen und abarbeiten zu tun hat. Man fühlt sich doch einfach so viel besser, wenn all die Dinge, die im Kopf rumschweben irgendwie schriftlich strukturiert sind. Man kann sie aus dem Kopf lassen, denn sie sind sicher auf Papier oder eben in irgend einem Kalender.

    Den Part mit dem Delegieren müsste ich mir mal zu Herzen nehmen. Ich bin zwar schon besser drin, aber eher spontan, nicht geplant.

    Liebe Grüße,

    Teresa

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  2. … und die Idee des Wochenplanes finde ich persönlich am Effizientesten. Für mich gibt es keine Mehrzahl von Priorität – denn diese und ausschliesslich diese – steht an erster Stelle. Nachfolgende sind dann folgend 🙂

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  3. Ich sehe das Thema anders, und dies aus Erfahrung. Wichtiger als sich freie Zeit zu er-planen wäre es, die QUALITÄT der verbrachten Zeit zu erhöhen. Ein winziger Augenblick, der VOLL ist, ist wichtiger als Stunden voller entleerter Momente sogenannter „Frei-Zeit“, wo dann doch nur wieder TV gesehen, geistiger Blödsinn gelesen oder sonstwie irgendwas konsumiert wird. Wichtig ist vor allem anderen die STILLE, in die STILLE zu gelangen, denn dort herrscht etwas, was wir alle ersehnen: Zeitlosigkeit. Und wer sich Momente dieser STILLE erobert hat, sich von der STILLE hat erobern lassen, dessen Leben regelt sich auf das Wundersamste ganz wie von selbst in Richtung grösseren Friedens, so wie Magnetspäne sich am Magneten ausrichten. STILLE ist dieser Magnet. Das ist mein Kommentar dazu! 🙂

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    1. Die qualität ist natürlich immer der springende Punkt. Was mache ich mit meiner zeit? doch leider schaffen es viele heutzutage (da spreche ich aus erfahrung), sich nicht einmal einen moment der stille zu gönnen, wenn sie diesen nicht einplanen. sie sind so verschlungen im alltagsleben udn so verschlungen vom „funktionieren“, dass wenn man es nicht bewusst macht, es nicht passiert. es freut mich, dass du diesen weg für dich schon herausgefunden hast. und ja, leider stopfen sich viele leute in ihrer „freizeit“ auch wieder nur voll. und genießen nicht die wirklich wichtigen momente oder menschen. doch das muss jeder lernen udn es ist ein weg bis dahin.

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      1. Es ist dennoch ganz leicht. Einfach still hinsetzen und fühlen. Und dies üben. Das sind 2 x 5 Minuten am Tag. Niemand kann mir erzählen, dass er das extra einplanen muss. 😀 Das sind Ausreden des Egos, das STILLE meidet wie der Teufel das Weihwasser … Ausprobieren hilft! Die STILLE ist aktiv und wandelt das Leben ganz von selbst. Wir müssen nichts tun.

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      2. das stimmt. viele müssen jedoch erst darauf aufmerksam gemacht werden, da das bewusstsein dafür noch nicht da ist. doch zum glück denken immer mehr menschen um und wolen etwas in ihrem leben verändern und wieder in die ruhe zurück und nicht immer bombardiert werden mit eindrücken.

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